Evidența
Copiii, clasele sau grupele, părinții și cadrele didactice, cu istoric complet. Fiecare mutare și fiecare schimbare de status rămân consemnate cu dată și motiv.
Pentru primării și autorități locale
Toate unitățile din localitate,
într-un singur sistem.
Ca edil, finanțați și răspundeți pentru mai multe școli și grădinițe. Datele lor administrative și financiare stau astăzi împrăștiate: câte un set de tabele, caiete și e-mailuri pentru fiecare unitate, ținute de oameni diferiți, în formate diferite. Aplicația le adună în același loc, sub aceeași instituție.
Situația de acum
Zece unități,
zece evidențe.
Fiecare unitate își ține evidența cum poate și cum știe. Una are un tabel de calcul, alta un caiet, a treia un dosar cu chitanțe. Asociațiile de părinți au fiecare propriul mod de a nota ce s-a încasat și pe ce s-a cheltuit.
Când cereți o situație, primiți zece răspunsuri în zece formate, la termene diferite, iar cifrele nu se pot aduna fără ca cineva să le rescrie manual. Când cineva contestă o cheltuială, reconstituirea cere telefoane și memorie.
Nu este vina nimănui. Este ce se întâmplă când nu există un sistem comun.
Ce se adună în același loc
Datele financiare și administrative
ale tuturor unităților.
Aceeași structură, aceleași reguli și aceleași formate, pentru fiecare școală și fiecare grădiniță pe care o finanțați.
Finanțele
Fonduri cu registru propriu, încasări, cheltuieli pe categorii și furnizori, facturi, transferuri, rambursări. Soldurile se calculează din tranzacții, nu se declară.
Documentele
Facturi, centralizări, rapoarte lunare și rapoarte de proiect. Fiecare cu versiune, dată și numele persoanei care l-a validat. Arhivate, nu împrăștiate pe e-mail.
Răspunderea
Jurnal de audit pentru fiecare operațiune cu efect financiar: cine a făcut-o, când și asupra cărui element. Nu se completează ulterior și nu se șterge.
Toate valorile financiare se calculează la afișare, din tranzacțiile înregistrate. Panoul, lista și raportul provin din aceeași sursă și nu pot arăta cifre diferite — nici în interiorul unei unități, nici între unități.
Ce urmăriți
Fără să mai cereți
situații pe e-mail.
Vedeți câți copii sunt înscriși și câți beneficiază de masă, pe fiecare unitate
Urmăriți încasările și cheltuielile fiecărei asociații de părinți, pe fonduri
Verificați ce s-a aprobat, de cine și pe ce temei, în ecranul de aprobări
Comparați costul estimat cu cel facturat de furnizori, lună de lună
Exportați treizeci și unu de rapoarte tipăribile, cu antet, pentru dosarul de decont
Primiți documente cu versiune, dată și numele persoanei care le-a validat
Consultați jurnalul de audit, fără să cereți voie nimănui
Eliberați personalul unităților de numărători, tabele și raportări manuale
Cum se așază
Primăria, în vârful
structurii.
Aplicația are o ierarhie strictă. În vârf stă instituția, care este clientul licențiat și constituie granița de izolare a datelor — nicio informație nu o traversează. Sub ea se află unitățile, fiecare cu locațiile, clasele sau grupele, copiii și personalul ei.
Pentru o primărie, asta înseamnă că autoritatea locală este instituția, iar fiecare școală și fiecare grădiniță pe care o finanțează este o unitate în cadrul ei. Datele rămân separate între unități, dar aparțin aceleiași instituții și respectă aceleași reguli.
Spunem limpede și ce nu există încă: aplicația are astăzi rapoarte și panouri la nivel de unitate. Un panou care adună toate unitățile localității într-o singură privire se construiește la implementare, ca parte a proiectului, și îl stabilim împreună cu dumneavoastră — nu vi-l vindem ca pe ceva gata făcut.
Un exemplu concret
Masa copiilor, de la comandă
la factură.
Este cel mai vizibil capitol de cheltuială și cel mai greu de verificat astăzi. Arată cum funcționează principiul, care se aplică apoi oricărei alte operațiuni din aplicație.
Comandat
Centralizarea zilei se generează din selecțiile efective ale părinților. Documentul care pleacă la furnizor poartă unitatea, data, numărul versiunii și persoana care l-a validat.
Livrat
La primire se confirmă numărul de porții venite. Dacă diferă de cel comandat, aplicația cere descrierea diferenței și o transmite conducerii asociației.
Facturat
Situația lunară pune față în față costul estimat și costul facturat, pe fiecare furnizor. Diferența nu se pierde: se explică, se aprobă și rămâne consemnată.
Aceeași logică se aplică oricărei cheltuieli a asociației: cine a propus-o, cine a aprobat-o, din ce fond s-a plătit și ce document o justifică. Întrebarea „pe ce s-au dus banii” capătă un răspuns care se deschide într-un ecran și se tipărește cu antet.
Pentru cine funcționează
Școli și grădinițe
deopotrivă.
Aplicația este construită pentru unitățile de învățământ care organizează masa copiilor. Structura se configurează la implementare, așa că aceleași module lucrează la fel cu clase și cu grupe.
În școli
Clase în locul grupelor, program prelungit și after-school, uneori mai mulți furnizori de catering, asociație de părinți la nivel de unitate. Volumul mai mare de copii este exact locul unde numărătoarea manuală cedează prima.
În grădinițe
Grupe, program prelungit, meniu pe variante și restricții alimentare urmărite copil cu copil. Cerințele de siguranță alimentară venite de aici au rămas în tot produsul.
Ce câștigă comunitatea
Dincolo de cifrele
din decont.
Personal întors la copii
Orele pe care directorii, administratorii și cadrele didactice le petrec astăzi cu numărători, tabele și raportări manuale se întorc acolo unde ar trebui să fie.
Copii în siguranță la masă
Restricțiile alimentare nu mai depind de o listă lipită în bucătărie. Aplicația compară fiecare variantă de meniu cu restricțiile fiecărui copil, iar conflictele critice blochează comanda.
Părinți care nu mai întreabă
Familiile își văd situația în cont, iar ce publică asociația de părinți — rapoarte, proiecte, decizii — ajunge la ele fără să fie cerut. Mai puține nemulțumiri ajung la primărie.
Întrebări pe care le primim
Ce vă întrebați acum.
Vă întrebați dacă este o cheltuială nouă?
Este, și nu ascundem asta. Ce vă propunem să comparați nu este cu zero, ci cu ce plătiți deja fără să vedeți: orele de personal consumate cu evidențe paralele și raportări manuale, plus tot ce nu se poate verifica atunci când fiecare unitate ține datele în formatul ei. La o localitate cu mai multe unități, a doua parte cântărește mai mult decât prima.
Aveți deja o platformă în școlile din localitate?
Foarte probabil una construită în jurul catalogului electronic — note, medii, absențe, orar. Nu vă propunem să renunțați la ea. Aplicația noastră acoperă ce rămâne în afara catalogului: evidența administrativă, masa și cateringul, registrul financiar al asociațiilor de părinți, documentele și auditul. Cele două nu se suprapun și pot funcționa în paralel.
Vă întrebați cum se face achiziția?
Procedura o stabiliți dumneavoastră, împreună cu compartimentul juridic și cel de achiziții — nu ne dăm consultanți în achiziții publice. Ce putem face este să pregătim descrierea tehnică a serviciului, cu funcționalitățile, rolurile și modul de configurare, într-o formă din care se poate construi un caiet de sarcini.
Vă întrebați dacă personalul unităților se descurcă?
Instruirea consistentă revine unei singure persoane per unitate, administratorul. Cadrele didactice au nevoie de aproximativ cincisprezece minute: prezențe, meniul zilei, avertizări alimentare. Părinții nu au nevoie de nicio instruire — primesc o invitație și un ecran cu trei acțiuni.
Vreți să vedeți întâi rezultate, nu promisiuni?
Corect, și este singurul mod serios de a începe. Nu avem încă un studiu de caz cu o primărie și nu inventăm unul. Vă propunem un proiect-pilot pe o singură unitate, un semestru, cu indicatori stabiliți de la început: câte ore de personal s-au eliberat, câte raportări manuale au dispărut și cât din cheltuiala lunară are acum document justificativ. Dacă cifrele nu vă conving, discuția se oprește acolo.
Primul pas
Lăsați un număr.
Vă sunăm noi.
Atât. Fără formulare lungi și fără cont. Vă sunăm și stabilim o demonstrație de 30 de minute, pe datele unității dumneavoastră.
Am primit numărul. Vă sunăm în cel mult o zi lucrătoare.
Dacă preferați, ne puteți suna direct chiar acum.